Formation Archivage Et Gestion Documentaire

Module 1 de la formation Arcivage Et Gestion : Analyser les informations à traiter pour bien archiver

• Définition de l'archivage (Pourquoi archiver ?)
• Organisation des flux physiques de l'archivage
• Environnement et contexte de l'archivage
• Conditions optimales pour un bon archivage
• Identifier les besoins d'information
• Identifier les documents dont on aura besoin à l'avenir
• Analyser l'information à traiter dans son service

Module 2 de la formation Archivage Et Gestion : Choisir une méthode de classement et d'archivage adaptée

• Cnnaître les différentes méthodes de classement et d'archivage (avantages et limites)
• Choisir la méthode de classement la mieux adaptée à son contexte professionnel
• Mettre en œuvre les principes fondamentaux d'un classement efficace

Module 3 de la formation Archivage Et Gestion : Assurer un accès collectif rapide aux informations

• Réorganiser le classement en fonction de la méthode choisie et de la taille du service ou de l'entreprise
• Élaborer un plan de classement
• Choisir une arborescence et des titres de dossiers pertinents
• Codifier les documents électroniques à archiver

Module 4 de la formation Archivage Et Gestion : Quoi archiver et quoi détruire

• Identifier les bonnes pratiques et les critères pour savoir quoi garder ou quoi jeter
• Les obligations légales en matière de conservation des documents (type, durée, etc.)
• permettre une consultation des archives facile
• Organiser la destruction des archives

Module 5 de la formation Archivage Et Gestion : Suivi du classement en utilisant les outils bureautiques 

• Faciliter la recherche des documents sous avec Windows ou autre système d'exploitation
• Utiliser Excel ou Word pour assurer le suivi du plan de classement
• Cas particulier de la gestion des dossiers spécifiques
• Organiser le classement avec les logiciels de messagerie
• Communiquer avec l'équipe pour faire vivre le classement

Module 6 de la formation Archivage Et Gestion : Présentation de la


Module 7 de la formation Archivage Et Gestion : Gestion Electronique des Documents (GED)

• Approche GED
• Record management : définition du document électronique (données, document, fichiers, informations)
• Le cycle de vie du document ou Records file-cycle
• Un peu de terminologie pour fixer les idées : GED, GEIDE, ECM, SAE
• Enjeux et objectifs de la dématérialisation

Module 8 de la formation Archivage Et Gestion : Gouvernance de l'information

• Politique de gestion documentaire et archivage
• Référentiel documentaire et archivage
• Procédures clés : habilitations, versement, conservation, consultation, destruction
• Travaux pratiques : Business, documents gérés, obligations légales d'archivage, volume et typologie, modalités actuelles d'archivage

Module 9 de la formation Archivage Et Gestion : Organisation générale d'une politique d'archivage électronique (GED)

• Pourquoi une politique d'archivage ?
• Objectifs d'une politique d'archivage
• Enjeux et périmètre (cadre législatif et réglementaire, obligations)
• Intervenants : Rôles (opérateur d'archivage, service producteur, service versant, contrôleur, utilisateur), obligations et responsabilité des intervenants
• Typologie des documents en fonction des obligations légales de conservation
• Mise en œuvre d'une politique d'archivage (continuité de service, gestion des incidents, aspects humains : formation, sensibilisation, exploitation)
• Travaux pratiques : Etablissement d'une check List pour le développement d'une politique d'archivage à partir du cas pratique
• Système d'archivage Electronique (SAE)
• Principes et contraintes d'un SAE (format logique, format physique)
• Sécurité d'un SAE
• Evolutivité, pérennité, interopérabilité
• Enjeux juridique de l'archivage électronique
• Signature électronique : état de l'art
• Tiers de confiance : identité et obligation
• Etat de l'art des solutions
• Travaux pratiques : Benchmarking de solutions libres présentée tel Maarch, Alfresco

Module 10 de la formation Archivage Et Gestion : Management d'un projet de GED et d'archivage électronique

• Environnement projet (départ, point clés)
• Phases d'étude (étude préalable, analyse de l'existant, analyse des risques, expression des besoins)
• Interprétation des analyses
• Réalisation du cahier des charges
• Dépouillement (critères de choix, prise en compte des risques résiduels)
• Mise en œuvre (lancement, conception, réalisation exploitation)

Module 11 de la formation Archivage Et Gestion : Aspects juridiques de la GED

• Concepts clés : le document numérique en tant que preuve, charge de la preuve, durée de prescription
• Panorama international (admissibilité, appréciation de la preuve, charge de la preuve, destruction de l'original)

Module 12 de la formation Archivage Et Gestion : Méthodes d'audit

• Présentation des méthodes,
• CoBit (A qui s'adresse CoBit, points clés, surveillance, avantages et inconvénients)
• ISO 27001
• ITIL (historique et fondamentaux),
• CIMMI
• EBIOS (principes, application à la dématérialisation